Die Daten eines Unternehmens sind gleichbedeutend mit seinem Kapital.

Datenverlust oder -Veränderung durch Fehler, Sabotage oder Unfälle stellen heutzutage
auch immer einen Kapitalverlust durch Arbeitsausfall, Mehrarbeit oder Effizienzminderung dar.

Außerdem wird dadurch zum Teil das Einhalten gesetzl. Bestimmungen zum Datenschutz,
zur Datenarchivierung sowie zur Wiedervorlage unmöglich gemacht.

Für uns unverzichtbar und mit hoher Priorität versehen ist deswegen eine erhöhte Fokussierung unserer Primär-Managementdienstleistungen auf das Dateimanagement unserer Kunden mit den folgenden Schritten:

• DataMining (Erfassung, Analyse, Redundanz- und Wertigkeitsprüfung)
• Datenkonsolidierung / Datenbereinigung
• Datengliederung und -Neustrukturierung
• Erstellung von Nutzungs- und Sicherheitskonzepten
• Abgleich mit den Sicherheits- und Berechtigungsstufen des Unternehmens
• Umsetzung des erarbeiteten Datenmanagements und Einrichtung
  des neuen, konsolidierten Datenbestandes nach den erstellten Plänen
• Benutzereinweisung und -Schulung hinsichtlich der Nutzung, Freigabe,
  Sicherheit, Speicherung, Redundanz und Archivierung von Arbeitsdaten
• Erstellung und Umsetzung eines Datensicherungs-, Archivierungs- und Restorekonzepts
• Abschlussprüfung und Dokumentation unseres neuen Datenmanagementkonzepts

Gründe für ein strategisch klug durchdachtes Datenmanagement gibt es viele,
aber natürlich spielen auch gesetzliche Vorgaben eine Rolle bei der Einführung.

Bitte beachten Sie auch dazu unsere Informationen: [Rechtliches] und [Archivierung]

Hier einige Beispiele dafür, wie schnell alltägliche Arbeiten mit der EDV zur Verletzung gesetzlicher Bestimmungen führen können:

Hausputz im E-Mail-Postfach:

Wird eine E-Mail-Nachricht vom Benutzer gelesen und gleich gelöscht, sind die meisten Archivsysteme schon ausgetrickst: Aus Unkenntnis der Rechtslage löschen Mitarbeiter oft ihre E-Mail-Konten nach eigenem Ermessen. Wahlweise provozieren sie rechtliche Probleme , indem sie die Informationen in veränderter Form oder nach eigenen Ordnungsprinzipien archivieren.

Auf der technischen Ebene sollte eine Kopie aller Nachrichten in einer eigens dafür angelegten Mailbox abgelegt werden. Organisatorisch betrachtet, sollten verbindliche Firmenrichtlinien verhindern, dass die Anwender persönliche Archivierungsregeln aufstellen.
Die Geschäftskorrespondenz zentral auf ihre Archivierungsrelevanz hin zu filtern ist aufwändig und die Mitarbeiter selbst sind mit der Einstufung der E-Mails eventuell überfordert. Statt dessen lassen sich die Prozesse vereinfachen und sichern, indem die gesamte Geschäftskorrespondenz laufend archiviert wird.

Wenn sich Berufliches mit Privatem mischt:

Gestattet oder duldet ein Unternehmen, dass seine Mitarbeiter ihre betrieblichen E-Mail Konten auch zu privaten Zwecken nutzen, so wird es ihnen gegenüber zu einem Dienstleister im Sinne des Telekommunikationsgesetzes (TKG): Nur mit der ausdrücklichen Einwilligung des Mitarbeiters und unter Berücksichtigung seiner Datenschutzinteressen kann es die Inhalte und näheren Umstände seiner E-Mail Kommunikation archivieren und darauf zugreifen.

Um nicht in jedem Einzelfall die Einwilligung einholen zu müssen, lässt sich das generelle Einverständnis in einer betrieblichen Policy, einer Betriebsvereinbarung zum Umgang mit E-Mails oder auch im individuellen Arbeitsvertrag festlegen. Am einfachsten ist es aus rechtlicher Sicht, die private Nutzung des betrieblichen E-Mail Kontos zu verbieten. Der tatsächliche Nachteil für den Mitarbeiter ist gering, denn es existieren kostenlose E-Mail Anbieter, die über Internet- Schnittstellen auch vom Arbeitsplatz aus abrufbar sind.

Für den Datenschutz erforderliche Sicherheitsmaßnahmen fehlen:

Elektronische Archivierungssysteme gewähren zumeist nicht die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen, um rechtliche oder vertragliche Vertraulichkeitsregeln einzuhalten.
Zum Beispiel dürfen auf Insider-Verzeichnisse nur die Personen Zugriff haben, die im Unternehmen für die Führung des Verzeichnisses verantwortlich zeichnen oder damit beauftragt sind, also beispielsweise nur Vorstände und Geschäftsführung.

Also müssen die Dateien mit Insider-Informationen vertraulich aufbewahrt werden. Dasselbe gilt auch für andere sensible Dokumente wie Personal- oder Buchhaltungsdaten. Um die Datenschutz- und Vertraulichkeitsverpflichtungen erfüllen zu können, sind spezielle IT- Techniken und Datenverschlüsselungslösungen hilfreich. Sie sollten vom Datenschutzbeauftragten eingerichtet, überwacht und durch begleitende organisatorische Maßnahmen etabliert werden.

Wenn Sie Fragen zu unseren Konzepten oder Möglichkeiten haben oder wenn Sie mit einem unserer Mitarbeiter über unsere Dienstleistungen sprechen möchten, schreiben Sie uns einfach eine kurze E-Mail oder rufen Sie uns an: [Kontakt].

Wir freuen uns darauf,
WinFixx CSM