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3. Urheberrechte

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Allgemeine IT-Rechtliche Informationen

Wo was geregelt ist

HGB = Handelsgesetzbuch

• Paragraf 238 HGB behandelt die Pflicht zur Buchführung und betrifft jeden Kaufmann.
• Paragraf 239 HGB regelt Einzelheiten zur ordnungsgemäßen Führung der Handelsbücher.
• Paragraf 257 HGB formuliert Aufbewahrungsanforderungen und Aufbewahrungsfristen
   bis zu zehn Jahren.

AO (Steuerrecht) = Abgabenordnung

• Paragraf 140 AO behandelt das Buchführungsrecht.
• Paragrafen145 und 146 AO enthalten Regelungen für Buchführung und Aufzeichnungen.
• Paragraf 147 AO betrifft die Aufbewahrung von Unterlagen und fordert Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren.

UStG = Umsatzsteuergesetz

• Paragraf 14 IV UStG regelt die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, zum Beispiel
  von Rechnungen.

GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Sie wurden vom Bundesfinanzministerium 2001 als Regelwerk zur elektronischen
Steuerprüfung herausgegeben. Wurden Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen. Für die Online-Kommunikation - also den E-Mail Verkehr - bedeutet dies in der Praxis: Unternehmer sind nicht nur dazu verpflichtet, E-Mails Gesetzes konform zu archivieren. Sie müssen vielmehr auch gewährleisten, dass den Betriebsprüfern alle betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten E-Mails samt Anhängen jederzeit verfügbar gemacht werden und dass diese die Informationen maschinell auswerten können.

GoBS = Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

Vom 7. November 1995 datieren die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) des Bundesfinanzministeriums. Sie beziehen sich auf alle Aufbewahrungs pflichtigen elektronischen Daten und konkretisieren die Anforderungen an deren Revisionssicherheit: Wie wird mit gescannten Dokumenten umgegangen? Wie müssen originär elektronische Daten verarbeitet werden? Wie ist ein internes Kontrollsystem zu implementieren? Auch wenn diese Vorschriften bereits seit mehr als zehn Jahren existieren, sind sie für Wirtschaftsprüfer, Finanzverwaltung und IT-Anwender relevanter denn je. Insbesondere Steuerprüfer geben sich nicht wie bisher mit Papier zufrieden, sondern prüfen elektronisch und legen bei so manchem Steuerpflichtigen Lücken in der GoBS-Erfüllung offen.

Nach Paragraf 14 Absatz 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) darf bei elektronischen Rechnungen die Vorsteuer nur dann abgezogen werden, wenn Echtheit und inhaltliche Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet sind. Technisch gesehen, brauchen diese Rechnungen eine qualifizierte Signatur mit Anbieterakkreditierung nach Paragraf 15 Absatz 1 Signaturgesetz (SigG). Diese Vorgaben gelten übrigens auch für elektronische Tickets - sei es für Bahnfahrten, Flüge oder Konzerte.

Elektronische Rechnungen sind gemäß GDPdU beim Absender und Empfänger "revisionssicher" zu archivieren. Deshalb müssen gleichzeitig die Dokumentation der Signaturprüfung, der Signaturprüfschlüssel, das Zertifikat und eventuell weitere Kryptografie-Schlüssel aufbewahrt werden.

UStG = Umsatzsteuergesetz

• Paragraf 14 Absatz 3 UStG stellt Bedingungen für den Vorsteuerabzug auf.

SigG = Signaturgesetz

• Paragraf 15 Absatz 1 SigS spezifiziert die dafür nötige Signatur.

SOX = Sarbanes-Oxley Act

Er erlegt Unternehmen, die an US-Börsen gelistet sind, weitreichende Archivierungspflichten auf.

KonTraG = Gesetz zur Kontrolle und Transparenz in Unternehmen

Ihm zufolge ist die Datenarchivierung Teil des Risiko-Managements